راهنمای کامل استفاده از پروفین
۱. شروع: ثبتنام و ورود
برای شروع به صفحهٔ ثبتنام رایگان بروید. نام خودتان، نام شرکت و شمارهٔ موبایل را وارد کنید؛ یک کد تأیید پیامک میشود و با واردکردن آن، حساب و شرکتِ شما با پلن رایگان ساخته میشود و مستقیم وارد پنل میشوید.
- رمز عبور اختیاری است: اگر رمز تعیین کنید با «شماره + رمز» وارد میشوید؛ در غیر این صورت همیشه میتوانید با «کد یکبارمصرف پیامکی» وارد شوید.
- مرا به خاطر بسپار: با فعالکردن این گزینه هنگام ورود، تا ۳۰ روز لازم نیست دوباره وارد شوید.
- چند شرکت؟ اگر در بیش از یک شرکت عضو باشید، بعد از ورود شرکتِ موردنظر را انتخاب میکنید و از بالای پنل هم میتوانید بین شرکتها جابهجا شوید.
۲. داشبورد
داشبورد نمای کلی مالی شرکت است: ترازِ کل، درآمدها، هزینهها، بدهیها و وضعیت پروژهها. اعداد لحظهای از روی ثبتهای شما محاسبه میشوند و با کلیک روی هر بخش به صفحهٔ مربوط میروید.
اگر پلن شما محدودیت دارد (مثلاً پلن رایگان)، بالای داشبورد یک نوار پلن و مصرف میبینید که نشان میدهد چقدر از سقفهای هفتگی (ثبت مالی و ثبت سریع) و سقف پروژه/کاربر مصرف شده است.
۳. پروژهها
هر پروژه یک فضای مالی مستقل است: طرفحسابها، پرداختها، تنخواه و کارکردهای خودش را دارد و ترازش جداگانه محاسبه میشود.
- ساخت پروژه: از صفحهٔ «پروژهها» دکمهٔ «پروژه جدید» را بزنید؛ نام (و در صورت تمایل توضیح و سرپرست) را وارد کنید.
- پیشفرضهای هر پروژه: با ساخت پروژه، یک طرفحسابِ «تنخواه» و یک منبعِ تنخواهِ پیشفرض بهطور خودکار ساخته میشود.
- پینکردن: تا ۳ پروژهٔ پرکاربرد را پین کنید تا همیشه بالای فهرست باشند.
- فعال/بایگانی: پروژهٔ تمامشده را بایگانی کنید؛ دادههایش حفظ میشود و از فهرستِ فعال کنار میرود.
- تبهای پروژه: خلاصهٔ مالی، پرداختها، تنخواه، طرفحسابها و پیشبینی هزینهها. هر کاربر فقط تبهایی را میبیند که به آنها دسترسی دارد.
۴. طرفحسابها و کارکرد
طرفحساب هر کسی است که در پروژه با او حسابوکتاب دارید. چهار نوع دارد: پیمانکار، نیروی کار، کارمند و فروشگاه.
- ثبت طرفحساب: در تبِ «طرفحسابها»ی پروژه؛ نام، نوع و شمارهٔ شبا الزامی است (برای واریزهای بعدی). شمارهٔ ملی اختیاری است.
- قرارداد: پیوستِ فایل قرارداد برای همهٔ انواع الزامی است، بهجز فروشگاهها.
- کارکرد چیست؟ کارکرد یعنی «طلبِ» طرفحساب از شما بابت یک دورهٔ کاری. با ثبت کارکرد، بدهی شما به آن طرفحساب زیاد میشود و با ثبت پرداخت، کم.
- قواعد ثبت کارکرد: دورهٔ «از» باید قبل از «تا» باشد و تاریخِ ثبت باید بعد از پایان دوره باشد؛ رسید (مثلاً صورتجلسهٔ کارکرد) الزامی است.
- برای طرفحسابِ پیشفرضِ «تنخواه» کارکرد ثبت نمیشود.
۵. پرداختها (نقد، چک، کسورات)
هر پرداخت به یک طرفحسابِ همان پروژه ثبت میشود و سه نوع دارد:
- نقد: پرداخت عادی (کارتبهکارت، واریز و…).
- چک: علاوه بر مبلغ و تاریخ، دستهچک (از تنظیمات تعریف میشود) و تاریخ سررسید الزامی است. وضعیت چک بعداً از صفحهٔ گزارشها مدیریت میشود.
- کسورات: مبالغی مثل بیمه و مالیات که از طلبِ طرفحساب کم میشود؛ نوعِ کسورات را مینویسید.
- فیلد «شرح» و «بابت» الزامیاند تا گزارشها خوانا بمانند.
- حداقل یک رسید (عکس یا PDF) برای هر پرداخت بهصورت پیشفرض الزامی است؛ اجباری/اختیاریبودنِ پیوستِ هر بخش از «تنظیمات ← پیوستها» قابل تغییر است.
- هر ردیف شمارهٔ یکتا میگیرد (کد پروژه + تاریخ + شمارهٔ ترتیبی) و رسیدها با همان شماره نامگذاری میشوند.
- فهرست پرداختها با فیلترِ طرفحساب/نوع/بازهٔ تاریخ و «خروجی PDF/اکسل» همراه است.
۶. تنخواه
تنخواه برای هزینههای خردِ روزانهٔ پروژه است. ابتدا از دکمهٔ «منبعها» منبعهای تنخواه (مثلاً نام تنخواهگردانها) را تعریف کنید، سپس هزینهها را ثبت کنید.
- ثبت هزینه: طرفحساب، منبع، شرح، «بابت» (از فهرست ثابت: هزینه عمومی، خرجی، ابزار، کارفرما، کارگری، نامشخص)، مبلغ، تاریخ و حداقل یک رسید.
- تسویه: هر هزینه میتواند یکجا یا چندمرحلهای تسویه شود؛ برای هر تسویه مبلغ، تاریخ و رسیدِ تسویه ثبت میشود و ماندهٔ هر ردیف مشخص است.
- موجودی تنخواه: بالای تب، موجودی، مجموع شارژها، تسویهشدهها و بدهیهای تنخواه دیده میشود.
- با کلیک روی نامِ هر منبع در نوار بالا، جدول روی همان منبع فیلتر میشود و بدهی تسویهنشدهاش را میبینید.
برای آشناییِ عملیتر با چرخهٔ شارژ تا تسویه، مقالهٔ مدیریت تنخواه کارگاه را در بلاگ بخوانید (با مثال عددی واقعی).
۷. دریافتیها: صورتوضعیت، شرکا و وام
صفحهٔ «دریافتیها» سه بخش دارد:
صورتوضعیتها
دریافتی از کارفرما بابت یک پروژهٔ مشخص. پروژه، مبلغ، تاریخ، «بابت» و رسید الزامی است و در درآمدِ همان پروژه حساب میشود.
حساب شرکا
آورده و برداشتِ شرکای شرکت در یک حسابِ واحد ثبت میشود؛ تراز شرکا (آورده منهای برداشت) در گزارشها بهعنوان بدهی شرکت به شرکا نمایش داده میشود.
وام/قرض
- هنگام ثبت وام: نامِ طرفِ وام، مبلغ دریافتی و کل مبلغ قابل بازپرداخت را وارد میکنید؛ مابهالتفاوت بهعنوان بهره در هزینهها لحاظ میشود.
- هر بازپرداخت با مبلغ، تاریخ و رسید ثبت میشود و مانده بهصورت خودکار بهروز میشود.
۸. چکها و گزارشها
چکها
- فهرست همهٔ چکهای همهٔ پروژهها با سررسید و وضعیت: سررسید نشده، وصول شده، برگشتی.
- چکهای نزدیک به سررسید (۱۰ روز) زرد و چکهای گذشته از سررسید قرمز نمایش داده میشوند.
- وضعیت هر چک را از همینجا تغییر دهید؛ مجموع چکهای پاسنشده هم دیده میشود.
گزارش مالی کل
درآمدها، هزینهها، تراز شرکا، وامها، بدهی به طرفحسابها و ترازِ کل شرکت + جدول درآمد/هزینه/تراز به تفکیک هر پروژه. از هر دو بخش میتوانید خروجی PDF (همهٔ پلنها) یا اکسل (پلنِ نامحدود) بگیرید.
۹. ثبت سریع با هوش مصنوعی
دکمهٔ شناورِ ✨ (پایین صفحه، همهجای پنل) «ثبت سریع» را باز میکند: عکس یا PDF رسید را بارگذاری کنید تا هوش مصنوعی اطلاعات تراکنش را استخراج و فرم را پیشپر کند.
- فایل رسید را انتخاب کنید (JPG/PNG/WebP یا PDF، تا ۵ مگابایت).
- هوش مصنوعی تاریخ، مبلغ، شرح و در صورت امکان پروژه و طرفحساب را از متن رسید تشخیص میدهد — مثلاً اگر در رسید نوشته باشد «پروژه بانک مرکزی - خرجی فلانی».
- فرمِ پیشپرشده را بررسی و اصلاح کنید: نوع رکورد (پرداخت / تنخواه / کارکرد)، پروژه، طرفحساب و بقیهٔ فیلدها.
- با «ثبت»، رکورد در تبِ درستِ همان پروژه ذخیره میشود و همان فایل بهعنوان رسید پیوست میگردد.
۱۰. کاربران و سطح دسترسی
- از صفحهٔ «کاربران»، اعضای شرکت را با نام و شمارهٔ موبایل اضافه کنید (رمز اختیاری است؛ عضو میتواند با کد پیامکی وارد شود).
- کاربر اصلی (ادمین) به همهٔ بخشها دسترسی کامل دارد.
- برای بقیه، دسترسیِ مشاهده یا ویرایش را جداگانه تعیین کنید: بخشهای شرکتی (دریافتیها، گزارشها، کاربران، تنظیمات، مدیریت پروژهها) و به تفکیکِ هر پروژه (کل پروژه یا فقط پرداختها/تنخواه/طرفحسابها).
- هر کاربر فقط منوها، تبها و دادههایی را میبیند که به آنها دسترسی دارد.
۱۱. تنظیمات
- پیوستها: با چکباکس مشخص کنید در کدام بخشها (پرداخت، تنخواه، کارکرد و…) آپلودِ پیوست اجباری باشد و در کدامها اختیاری.
- دستهچکها: بانک، صاحب حساب و شمارهٔ حساب را تعریف کنید تا هنگام ثبتِ پرداختِ چکی قابل انتخاب باشند.
- رمز عبور: رمز حساب خود را از همینجا تغییر دهید.
۱۲. پلنها و محدودیتها
با ثبتنام، شرکت شما روی پلن «رایگان» است و همهٔ بخشهای پنل را میبینید؛ بخشها و سقفهای خارج از پلن با نشانِ «نیاز به ارتقا» قفل نمایش داده میشوند. با ارتقا، محدودیتها بهترتیب برداشته میشود:
| امکانات | رایگان | پایه | حرفهای | نامحدود |
|---|---|---|---|---|
| قیمت ماهانه | رایگان | ۳۹۹٬۰۰۰ تومان | ۹۹۹٬۰۰۰ تومان | ۱٬۹۹۹٬۰۰۰ تومان |
| قیمت سالانه | رایگان | ۳٬۹۹۹٬۰۰۰ تومان | ۹٬۹۹۹٬۰۰۰ تومان | ۱۹٬۹۹۹٬۰۰۰ تومان |
| تعداد پروژه | ۱ | ۳ | ۵ | نامحدود |
| تعداد کاربر | ۱ | ۳ | ۵ | نامحدود |
| طرفحساب در هر پروژه | ۳ | ۱۰ | ۳۰ | نامحدود |
| ثبت مالی در هفته | ۵ | ۲۰ | ۵۰ | نامحدود |
| ثبت سریع (AI) در هفته | ۵ | ۱۵ | ۳۰ | نامحدود |
| آپلود پیوست در هفته | — | ۲۰ | ۵۰ | نامحدود |
| گزارشها | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| چکها | — | — | ✓ | ✓ |
| وام/قرض | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| حساب شرکا | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| فیلتر جدولها | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| خروجی PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| خروجی اکسل | — | — | — | ✓ |
- سقفهای هفتگی در پنجرهٔ «۷ روزِ گذشته» شمرده میشوند و با گذر زمان آزاد میشوند.
- «ثبت مالی» یعنی مجموعِ پرداختها، هزینههای تنخواه، کارکردها، دریافتیها و ثبتهای شرکا.
- وقتی به سقف برسید، پیام مشخصی میبینید و ثبتِ جدید تا آزادشدنِ سهمیه یا ارتقای پلن انجام نمیشود؛ دادههای قبلی همیشه قابل مشاهدهاند.
- ارتقا: فعلاً از طریق تماس با پشتیبانی انجام میشود.
نصب وباپ (PWA)
پروفین بدونِ نیاز به مارکت/استور مثلِ یک اپِ واقعی نصب میشود: آیکون روی صفحهٔ اصلی، اجرای تمامصفحه و بدونِ نوارِ مرورگر. یکبار نصب کنید و مثل هر اپِ دیگری استفاده کنید.
ویندوز (کروم یا اج)
- سایت را در Chrome یا Edge باز کنید و وارد پنل شوید.
- در انتهای نوارِ آدرس روی آیکونِ نصب (⊕ یا مانیتور با فلش) کلیک کنید؛ یا منوی ⋮ ← «Install ProFin» / «نصب برنامه».
- روی «Install» بزنید — پروفین بهصورتِ پنجرهٔ مستقل با آیکون در منوی استارت باز میشود.
اندروید (کروم)
- سایت را در Chrome باز کنید؛ معمولاً خودِ پنل بنرِ «نصبِ وباپ» را نشان میدهد — همان را بزنید.
- اگر بنر نیامد: منوی ⋮ ← «Add to Home screen» / «افزودن به صفحهٔ اصلی» ← «نصب».
- آیکونِ ProFin به صفحهٔ اصلی اضافه میشود و تمامصفحه باز میشود.
آیفون و آیپد (سافاری)
- سایت را در Safari باز کنید (در مرورگرهای دیگرِ iOS امکانِ نصب نیست).
- دکمهٔ اشتراکگذاری (مربع با فلشِ رو به بالا □↑) را بزنید.
- در فهرست، «Add to Home Screen» را انتخاب و «Add» را بزنید.
- آیکونِ ProFin به صفحهٔ اصلی اضافه میشود.
بعد از نصب، ورودتان حفظ میشود و لازم نیست هر بار رمز بزنید (تا ۳۰ روز با «مرا به خاطر بسپار»).
۱۳. پرسشهای پرتکرار
رمزم را فراموش کردهام؛ چه کنم؟
در صفحهٔ ورود، روش «رمز یکبار مصرف» را انتخاب کنید و با کد پیامکی وارد شوید؛ سپس از تنظیمات رمز جدید بگذارید.
چرا نمیتوانم پرداختِ چکی ثبت کنم؟
یا در پلن شما «چکها» فعال نیست (نشان «نیاز به ارتقا» را میبینید)، یا هنوز دستهچکی در تنظیمات تعریف نکردهاید.
چرا دکمهٔ «پروژه جدید» غیرفعال است؟
به سقفِ تعداد پروژهٔ پلن رسیدهاید؛ نوار توضیح بالای فهرست همین را میگوید. با ارتقای پلن سقف برداشته میشود.
آیا دادههایم بین شرکتهای دیگر دیده میشود؟
خیر. دادههای هر شرکت کاملاً ایزوله است و فقط اعضای همان شرکت — در چارچوب دسترسیشان — آن را میبینند.
میتوانم از دادههایم خروجی بگیرم؟
بله؛ در فهرستهای پرداخت، تنخواه، کارکردها، دریافتیها و گزارشها، «خروجی PDF» با سربرگِ شرکت در همهٔ پلنها و «خروجی اکسل» در پلنِ نامحدود موجود است.
در «ثبت سریع» فایل من کجا میرود؟
فایل برای استخراج اطلاعات به سرویس هوش مصنوعی ارسال و نتیجه فقط با تأیید شما ذخیره میشود؛ جزئیات در حریم خصوصی.